Początek roku to czas kiedy odbywają się walne zebrania stowarzyszeń, które mają charakter sprawozdawczy lub sprawozdawczo – wyborczy. Walne zebranie to najważniejszy organ stowarzyszenia, ustalający kierunek i program jego działania oraz podejmujący decyzje we wszelkich sprawach, które nie są zastrzeżone dla innych władz stowarzyszenia.
W obecnej sytuacji pandemicznej najbardziej popularnym rozwiązaniem dotyczącym przeprowadzenia walnego zebrania jest jego zorganizowanie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
W przypadku podjęcia decyzji o przygotowaniu walnego zebrania w tym trybie konieczne jest takie sporządzenie zawiadomienia o walnym zebraniu, aby wskazywało ono, że udział w nim jest możliwy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a także określało ono sposób uczestnictwa (m.in. informacja w jaki sposób można dołączyć do walnego zebrania, np. wygenerowanym linkiem na określonej platformie) i sposób wykonywania prawa głosu.
Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na walnym zebraniu odbywa się przy zapewnieniu co najmniej: transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym, dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad oraz wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.
Przebieg tego rodzaju walnego zebrania nie powinien odbiegać znacznie od przebiegu walnego zebrania prowadzonego w sposób tradycyjny. Protokół powinien zawierać między innymi datę odbycia walnego zebrania, stwierdzenie poprawności zwołania walnego zebrania, wskazanie liczby osób uprawnionych do głosowania, potwierdzenie istnienia quorum z jego dokładnym wskazaniem, wskazanie liczby osób obecnych, wskazanie czy walne zebranie odbywa się w pierwszym czy w drugim terminie, wskazanie porządku obrad, określenie treści uchwał i wskazanie wyników głosowania nad uchwałami.
Dodatkowo, protokół powinien zawierać informację o zapewnieniu wyżej wskazanych wymogów dla uznania prawidłowości przeprowadzenia walnego zebrania z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Protokół powinien być podpisany przez przewodniczącego i protokolanta. Do protokołu powinna zostać załączona podpisana przez przewodniczącego i protokolanta imienna lista członków uprawnionych do głosowania ze wskazaniem osób biorących udział w głosowaniu na walnym zebraniu (lista obecności).
Jeżeli chodzi o sposób głosowania to może ono nastąpić w dowolnej formie, czyli np. poprzez podniesienie w odpowiednim momencie ręki widocznej w ujęciu kamery użytkownika, poprzez zapis na czacie albo poprzez kolejne deklaracje uczestników zgodnie z listą obecności czy są za daną uchwałą, przeciw uchwale czy też wstrzymują się od głosu.
Autor: radca prawny Krzysztof Kapelczak
Opublikowano: marzec 2021 r.
Tags:
